【議事録は残すだけじゃ意味がない】会議を劇的に進化させるNotion AI活用術3選

最近AI議事録ツールを導入している企業さんは多いと思いますが、そのAI議事録ツール、ちゃんと“活用”できていますか。

会議が終わるたびに録音が自動で文字起こしされて要約まで出てくる。この機能によってたしかに「議事録作成の手間」は大きく減っているかと思います。

ですが、結局こんな状態に陥っていませんか。

・文字起こしと要約は残っている
・でも、読み返されない
・決定事項が曖昧なままになり、次の会議で同じ話をする
・TODOが議事録の中に埋もれ、結局だれも動かない

つまり、「議事録を取って満足している」状態です。

議事録の本当の価値は記録そのものではありません。
会議の内容を次の意思決定や実行に繋げることです。

そこで今回は、Notion AIの「AIミーティングノート」を使って、ただ記録を残すだけではなく会議を劇的に進化させる“議事録の活用方法”を3つ紹介します。

AI議事録で本当に欲しいのは「記録」ではなく“次に使える情報”

AI議事録というと「文字起こしが自動でできる」イメージが強いかもしれません。

ですが、実務で価値が出る要素は大きく3つあります。

・文字起こし（証跡）：発言を残す。後から検証できる。
・要約（理解）：要点がひと目で分かる。チームの認識が揃う。
・タスク化（実行）：次の行動に落ちる。進捗が追える。

そして、価値が出る順番もだいたい決まっています。

1. 会議中の「認識」を揃える（途中経過の共有）
2. 会議直後に“読まれる形”で要約する
3. 会議後のアクションをタスク管理運用に乗せる

この3点が揃うと、議事録は「作業」ではなく、チームの推進力になります。

そもそも「議事録が読まれない」理由

読まれない議事録には共通点があります。

・情報量が多すぎて、どこが重要かわからない
・決定事項が埋もれている
・だれが何をするかが書いていない
・次回までの宿題が“文章の途中”に散らばっている

AIで文字起こしができるようになった今、問題は「書くこと」ではなく、使える形に整理して、運用に乗せることに移っています。

Notion AI「AIミーティングノート」で仕事の進め方が変わる

AI議事録ツールは世の中にたくさんあります。

それでもNotion AIのAIミーティングノートが強いのは、議事録が“仕事の置き場”に直結する点です。

・アジェンダ → 文字起こし → 要約が、Notionのページとして残る
・そのまま検索できる
・他のドキュメントやプロジェクトに紐付けられる
・テンプレ化して運用を固定できる

つまり、出力物が“外に置かれる”のではなく、そのまま運用に組み込める。
これが「取って終わり」を防ぐ大きな差になります。

「置き場」が変わると、行動が変わる

議事録がバラバラの場所（メール、ドライブ、チャット）に散らばっていると、次の行動も散らばります。

Notion上に集まると、次が一気に楽になります。

・似た議論を過去ログからすぐ探せる（というか、何も言わずにAIが参照してくれる）
・新しい担当者への引き継ぎが1ページで済む
・決定事項の変更履歴を追える
・タスクにリンクして「なぜこのタスクが生まれたか」を残せる

議事録は“その場の記録”ではなく、意思決定の資産です。

AI議事録を活用する上での最低限のガイドライン

具体的な活用術に入る前に、最低限のガイドラインを共有します。

AI議事録はたしかに便利ですが、雑に使ってしまうと最大限の効果を発揮できないからです。

1) 録音同意と機密情報

会議を録音・文字起こしするなら、社内ルールと参加者への周知は必須です。
取引先との会議や個人情報が出る会議では、扱いを事前に決めましょう。

・録音する会議の範囲（全部か、一部か）
・保存先（チーム全員が見られるのか、限定するのか）
・保存期間（ずっと残すのか、一定期間で整理するのか）

「便利だから録る」ではなく、「残す意味があるから録る」にすると、運用が安定します。

2) 精度を落とす典型パターン

精度が落ちる原因は、だいたいこの3つです。

・固有名詞（人名、サービス名、社内用語）
・複数人の同時発話
・マイク環境

対策はシンプルです。

・Notion内に単語帳を用意しておき、AIに参照させる
・重要会議は「発言が被らない進行」を意識する
・可能ならマイク環境を整える

これだけで、後工程（要約・タスク化）の精度が一段上がります。

3) “AIに任せる範囲”を決める

AI議事録は万能ではありません。

おすすめは、次のように役割分担することです。

・AI：文字起こし、要点抽出、候補の整理
・人：決定事項の確定、優先順位の判断、責任の明確化

最後の一押し（決定事項と責任）は、人が持つ。
これがチーム運用としていちばん事故が少ないです。

AI活用術1：会議中に事実ベースで認識を揃える

ではここからはNotion AIの具体的な活用方法を紹介していきます。

AIミーティングノートを実務でフル活用するための最初の一手は、会議中の途中要約です。

会議がまとまらない理由の1つに、「いま何が決まっていて、何が未決なのか」という認識が参加者の頭の中で揃っていないことがあげられます。

途中で一度整理できるだけで、脱線が減り、結論に近づきます。

AIブロックを活用した具体的な方法

AIミーティングノートのメモ欄に、要約の指示を埋め込んだAIブロックを用意しておきます。

AIブロックは、あらかじめ用意しておいたプロンプトをボタンをクリックするだけで呼び出すことができる便利な機能です（ /ai で呼び出せます）。

要約の指示はお好みに合わせて設定すればOKですが、ここでは私がよく使っているものを2つ紹介させていただきます。

1）あいまい事項の洗い出し（終了10分前に必ず生成）

期日や担当者がまだ決まっていないもの、やることがあやふやなものを表形式にして出力するAIブロックです。

会議が終了する10分前に使用することで、未定事項が残ったまま会議が終了することを防いでくれます。

2）ここまでの要約

こちらはシンプルで、会議の内容を指定した形式で要約するAIブロックです。

会議が長くなった時や途中参加者が使用することで、すぐに会議内容をキャッチアップすることができます。

事実ベースで認識を揃えることが重要

これらのAIブロックをあらかじめ用意しておくことで、全員の認識を揃えながら会議を進めていくことができます。

ここで重要なことは、誰かの記憶頼りではなく、文字起こしとして残っている事実ベースで認識を合わせられるということです。

無駄な言った言わない論争やあいまいなタスクの押し付け合いをなくして、仕事を前に進めるためのスムーズな会議運営をサポートします。

AI活用術2：要約を「自社が使う形」に固定する

会議後の自動要約は便利です。

ただ、要約が毎回バラバラな形式だったり冗長だったりすると結局読まれません。

実務で読まれる議事録の要約には、以下の要素が含まれていることが重要です。

・パッと見で分かりやすい
・決定事項や未決事項が端的にまとまっている
・次に誰が何をするのかが明確

そこでおすすめなのが、要約ルールをテンプレートとして設定しておくことです。

AIミーティングノートへの要約ルール指示方法

AIミーティングノートはメモ欄も参照した上で要約を作成してくれるので、先程のAIブロックと合わせてメモ欄に要約ルールを記載しておきます。

上記画像のように、AIブロックと要約ルールをメモ欄に記載したAIミーティングノートを議事録管理用データベースのデフォルトテンプレートとして用意しておくことで、誰でも簡単に同じレベルのAI議事録を活用することができるようになります。

読まれる要約はルールをアップデートし続けることが重要

読みやすい要約、価値が高い要約は会議内容によっても大きく異なります。

記載している要約ルールはあくまで一例ですので、会議種別（例えば、商談・部内定例・役員会議など）によって要約項目を変える、参加メンバーによって要約トーンを変えるなど、自社に合わせてルールをカスタマイズしてご利用ください。

AI活用術3：ネクストアクションをタスクDBに保存

最後の活用術が最も重要なステップです。

なぜなら、議事録の中にToDoを記載しておくだけでは結局実行されないからです。

実行されるのは、タスクデータベースなど普段タスク管理をしている場所（進捗を追える場所）に入っているものだけです。

ここではNotionでタスク管理をしている前提で、タスク管理データベースにネクストアクションを保存する方法をご紹介します。

AIエージェントへの具体的な指示方法

NotionのAIエージェントは、Notion自体を操作してページやデータベースを新規作成したり編集することが可能です。

ただし、活用術1で紹介したAIブロックではNotion自体を操作することはできないため注意しましょう。AIエージェントは画面右下の顔アイコンからすぐに呼び出せます。

AIエージェントへの指示では、@メンションでページやデータベースを明示的に指定することができます。

このようなプロンプトは、Notionにデータベースを作ってまとめておくことをおすすめします。

メンバーに共有することで、誰でも簡単にさまざまなプロンプトを活用することが可能ですし、任意の（例えば「/tasks」といったような）コマンドを設定しておくことで、プロンプトをコピーする必要すらもなくなり、簡単なコマンドを入力するだけで呼び出すことも可能になります。

会議が終わった後にすぐに動ける仕組みを作ることが重要

いくら良質な会議を行ったとしても、ネクストアクションが実行されなければ仕事は前に進みません。会議運営は、ネクストアクションまで含めて管理することが重要なんです。

タスクをNotionで管理していない場合でも、Slack通知を飛ばす・メールを送付するといった自動設定はNotionだけで構築することが可能です。

普段の仕事の進め方にスムーズに乗せてあげることで、タスクの抜け漏れを確実に減らしていきましょう。

まとめ：議事録から会議を変えて仕事の質を向上させる

今回ご紹介したAIミーティングはあくまでNotionの機能の一部であり、Notionの本質は、会議の文字起こし情報から社内ナレッジ、プロジェクトやタスクまで、あらゆる情報を一元管理できることにあります。

そしてNotionAIは、Web等の外部情報とNotion等に保存された内部情報の両方をコンテキストとして利用することができます。AI活用を進める中で得た知見・プロンプト・チャット履歴もすべてNotionに保存できるので、日々社内に知の資産を築いていくことができるんです。

これから先の時代は、自社内の知見・ノウハウ・パーソナルな情報をAIとともにいかに活用していくかが非常に重要となります。

時代に取り残されないための新しい情報管理体制を構築したい方は、ぜひNotionを活用してみてください。

執筆者プロフィール

山田怜司（やまだ れいじ）
Notion公式アンバサダー／合同会社Metoo CEO／エッセンシャルコーチ

Notionを中心とした情報整理・業務改善・思考の構造化を強みとし、経理・経営企画、ITベンチャーでの管理部門長・IPO準備といった実務経験を背景に、「Notionを使った本質的な仕組み化」を発信。現在は、人と組織が自然に回るNotion活用を軸に、コーチングおよび業務改善コンサルティングを提供している。

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