学校や保育園から配られる紙の書類。
入園・進級の時期はもちろん、年間を通してプリントの量に悩まされている方も多いのではないでしょうか。
・提出期限がいつだったか分からなくなる
・必要なプリントが見つからない
・冷蔵庫や掲示板が紙でいっぱいになる
こうした悩みは、紙の書類をスマホで撮影し、AIでテキスト化して保存するだけでも、かなり軽減できる可能性があります。
Image source: Smart Watch Life (AI generated)
紙の書類管理でよくある悩み
学校や保育園の書類は、「その場では大事だと分かっている」のに、後回しにされがちです。
特に多いのが、次のようなケースです。
・提出期限が書類のどこかに小さく書かれている
・持ち物や注意事項が文章の中に埋もれている
・兄弟分の書類が混ざって分からなくなる
紙のまま管理しようとすると、どうしても探す・読む・思い出すという手間が発生してしまいます。
スマホで撮影→AIでテキスト化という考え方
そこで役立つのが、スマホで書類を撮影し、AIで文字情報として取り込むという方法です。
やることはとてもシンプルです。
・配布されたプリントをスマホで撮影
・画像をAIや文字認識機能でテキスト化
・メモアプリやクラウドに保存
これだけでも、「紙を探す」必要がほぼなくなります。
AIでテキスト化すると何が便利になる？
単に写真として保存するだけでも安心感はありますが、テキスト化することで、さらに便利になる点があります。
あとから検索できる
「◯月◯日提出」「保育参観」「持ち物」など、
キーワード検索で一発で探せるようになるのは大きなメリットです。
必要な情報だけを抜き出せる
AIでテキスト化すると、長い文章の中から
提出期限や持ち物だけを確認しやすくなります。
「結局、何をすればいい書類なのか」が分かりやすくなるのは、忙しい家庭では特に助かります。
家族と共有しやすい
テキスト化してクラウドに保存しておけば、
パートナーとも情報を共有しやすくなります。
「それ聞いてない」「知らなかった」というすれ違いを減らせる可能性もあります。
保存先は「完璧」を目指さなくていい
この手の管理で挫折しやすいのが、
「きちんと分類しなきゃ」「フォルダを作らなきゃ」と考えすぎてしまうことです。
最初は、
・スマホのメモアプリ
・クラウドメモ（Google Keep、iCloudメモなど）
といったすぐ開ける場所に保存するだけでも十分です。
「とりあえず撮って、文字で残す」くらいの感覚でも、紙管理よりは確実に楽になります。
AIは「正確さ」より「補助」として使う
AIによる文字認識は非常に便利ですが、
100％完璧とは限りません。
数字や日付など、重要な部分は
最終的に自分の目で確認する前提で使うのがおすすめです。
あくまで、
・読む手間を減らす
・忘れないための補助
という位置づけで使うと、ストレスが少なくなります。
紙の山から解放される第一歩として
学校や保育園の書類は、今後もしばらく紙が中心で続いていく可能性があります。
だからこそ、紙を減らすのではなく、扱いやすくするという発想は現実的です。
スマホで撮影して、AIでテキスト化して保存する。
それだけでも、日々の「ちょっとしたストレス」は確実に減らせるはずです。
完璧を目指さず、できるところから取り入れてみる。
その第一歩として、今日配られたプリントを撮影してみるのも一つの方法かもしれません。
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